Assister l’Admin Fin Officer dans la gestion quotidienne de l’administration et ressources humaines en respectant la législation du pays applicable et les procédures Intermon Oxfam, Gérer les ressources financières de la base sous la supervision de l’Admin Fin Officer dans le respect des normes et procédures financières d’Intermon Oxfam : Trésorerie : 40% • Gérer quotidiennement la caisse et la banque de la Base sous la supervision du Responsable Admin/ Fin/ RH ; • Préparer et clôturer les états de paiements et les soumettre à l’Admin pour autorisation avant tout paiement ; • Préparer la prévision de Trésorerie (Caisse) pour approvisionnement de la Caisse de la Base et soumettre au Responsable à l’Admin Fin Rh ; • Etablir et signer l’inventaire de Caisse à la fin de chaque journée avec le Responsable Admin/ Fin/ RH ; • Payer les journaliers, les frais de déplacement et tout autre paiement ayant trait au personnel national ainsi que tous les fournisseurs ; • Gérer et suivre le paiement des avances sur salaire et des salaires du staff national : • Maintenir un système conforme aux exigences des bailleurs ; • Participer à la préparation du suivi budgétaire mensuel et Participer à la mise à jour du tableau d’affectation ; Comptabilité : 30% • Enregistrer quotidiennement les mouvements (entrées et sorties) dans l’outil SAGA ; • Classer quotidiennement les pièces justificatives dans un chrono ; • Expliquer aux autres départements les procédures financières et administratives de la mission et veiller à leur suivi ; • Gérer et suivre mensuellement les avances de fonctionnement ; • Réviser les pièces comptables `a la coordination chaque fin de mois ; Gestion des ressources humaines : 20% • Assurer la mise à jour régulière de la base de données de salaires en préparant des paiements des salaires de la base de travail ; • Suivre la mise à jour des dossiers du personnel et l’archivage dans un endroit confidentiel ; • Participer au processus de recrutement des nouveaux staffs (Publication des offres, organisation des tests et entretiens ainsi que la contractualisation) ; • S’assurer Du respect des procédures RH par les autres staffs (Congés, absences…) • Veiller à la bonne communication des informations requises auprès des autorités locales ; • Préparer et payer les soldes de tout compte en fin de contrat du personnel de la base et autres documents à remettre à l’employé ; • Préparer les demandes d’affiliation à la CNPS du personnel de la base ; • Vérification et remboursement des frais médicaux présentés par les employés de sa base ; • Veiller à l’application de la législation du travail au Tchad ; le règlement intérieur et tout autre procédure RH ; • Supervision du personnel maison et bureau (femme(s) de ménage et cuisinière) de la base. Gestion administrative et Archivage : 10% • Réviser les pièces comptables avant leur envoie à la coordination chaque 10 du mois suivant et en faire des copies pour la base ; • Mettre en place un système de classement efficace et s’assurer que tous les documents courants et les dossiers confidentiels sont bien classés et faciles à retrouver dans un lieu sécurisé ; • Envoyer les pièces comptables à la coordination chaque fin de mois et faire de copies pour la Base ; • Mettre un système de classement efficace et s’assurer que tous les documents courants et les dossiers confidentiels sont bien classés et faciles à retrouver dans un lieu hautement sécurisé ; • Assurer le suivi de paiement des Loyers Maisons/ Bureau ; • Assurer le suivi des consommables Bureau/ maison ainsi que les produits de nettoyage ; • Faire les demandes et suivi des stocks du bureau en thé, sucre, café et divers ; • Assurer la déclaration, le paiement de tous les impôts et cotisation dus par Oxfam (IRPP, IRL CNPS) ; • Réceptionner, enregistrer, classer et envoyer le courrier ; • Informer des besoins de réservations des vols internes la Coordination. Suivi (des recommandations) des Audits & Rapportage • Participer à la préparation et à l’organisation des missions d’audit des comptes d’Oxfam pourtant sur les activités de sa base ; • Assister à la gestion de la qualité et des délais des rapports financiers des partenaires (informer le partenaire sur le calendrier prévu pour la soumission des rapports financiers, format du fichier standard d’Oxfam au Tchad et leurs annexes si applicables…) ; • Assister au suivi des exigences bailleurs et des recommandations des rapports d’audit passés. • Participer à la préparation des rapports internes mensuellement (financiers, administratifs et RH le cas échéant).